對于制造企業(yè)而言，物料管理的地位是不言而喻的。成千上萬種物料，如果沒有可做唯一標示的物料代號，而僅靠物料名稱或者其它途徑作管理依據(jù)，很難想象企業(yè)如何合理管理物料。物料的名稱、規(guī)格等都不能作為區(qū)別物料的標示，同名同規(guī)格的物料總是存在的。要實現(xiàn)物料的科學管理，物料編碼是基礎。
為了對物料實現(xiàn)統(tǒng)一編碼，許多企業(yè)特別是大中型企業(yè)，通常設有獨立的物料編碼機構(gòu)，或組織專項編碼培訓班等。但往往實踐證明，相關的執(zhí)行部門最終還是沒有嚴格按照物料編碼的規(guī)則執(zhí)行，工作也沒有達到預想中的效果。物料編碼和企業(yè)標準化工作也息息相關，很多企業(yè)在推行標準化（模塊化設計）工作中，花費了大量的人力和物力，又是抽調(diào)骨干隊伍，又是收集圖紙、制定標準，一干就是好幾年。但最后，往往又是無疾而終。物料編碼，是一件簡單的事情，但絕對不是一件容易做好的事情；是一件重要且有意義的事情，但絕對不是每家企業(yè)都能做好的事情。
一、物料編碼的功能
物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料數(shù)據(jù)傳遞迅速、意見溝通更加容易。物料編碼之功能如下：
物料的領發(fā)、驗收、請購、跟催、盤點、儲存、記錄等一切物料之活動均有物料編碼可以查核，因此物料數(shù)據(jù)更加正確。至于一物多名，一名多物或物名錯亂之現(xiàn)象不致于發(fā)生。
物料既有系統(tǒng)的排列，以物料編碼代替文字的記述，物料管理簡便省事，效率因此提高。
物料管理在物料編碼推行徹底之后，方能進一步利用計算機作更有效的處理，以達到物料管理之效果。
物料編碼利于物料庫存量的控制，同時利于呆料的防止，并提高物料管理工作的效率，因此可減輕資金的積壓，降低成本。
物料一經(jīng)編碼后，物料記錄正確而迅速，物料儲存井然有序，可以減少舞弊事件之發(fā)生。
庫存物料均有正確的統(tǒng)一的名稱及規(guī)格予以編碼。對用料部門的領用以及物料倉庫的發(fā)料都十分方便。
對物料進行編碼時，可以對某些性能相近或者相同的物料進行統(tǒng)一、合并和簡化，壓縮物料的品種、規(guī)格。
二、物料編碼的誤區(qū)
圖號作為物料編碼
隨著信息化的不斷推進，當前大部分的中國企業(yè)都在使用CAD等輔助設計系統(tǒng)。由于設計管理規(guī)范的要求，每張圖紙都會有一個圖號，于是大部分的企業(yè)直接使用圖號作為物料的編碼。但使用圖號作為物料編碼，會存在如下問題：
1、由于技術部門并不負責原材料的管理，原材料就沒有圖號；
2、圖號并不唯一；
很多使用圖號作為物料編碼的企業(yè)，他們一直認為這是比較合理的。圖號能夠表述物料的唯一性嗎？他們認為：“可以……但是，極個別的不能。”為什么極個別的不能？同樣一張設計圖紙，可以使用不銹鋼制造，也可以使用鍍鋅板制造，兩種不同的原材料制造出來的產(chǎn)品，我們能夠說是一樣的嗎？但他們的圖號確實就是一樣的。
3、圖號的管理本身不規(guī)范；
大部分的研發(fā)部門對于圖號的編碼管理本身就不嚴謹。不同的設計人員、不同的設計小組遵循的編碼規(guī)則并不相同，導致后續(xù)使用圖號的混亂，圖號作為物料編碼就更加不合適了。因
要求物料編碼表述大量的信息
部分企業(yè)由于缺乏物料編碼的經(jīng)驗，在制定編碼規(guī)則的時候，往往希望制定出一套萬能的、一見到編碼就可以知道物料所有情況的規(guī)則。包括物料種類、屬性、供應商信息，甚至包括存放倉庫的信息。這些對于編碼的過高期望，都是由于沒有編碼制定經(jīng)驗造成的。期望越高，失望就越大。編碼就是編碼，它無法表達其根本無法承載的過多信息。
把制定編碼規(guī)則的工作交給個別人或部門去完成
企業(yè)的管理層往往習慣把編碼工作交給技術部門或者某個資深員工來主持完成。這種做法忽略了一點，編碼真正使用最多的是物料管理部門、財務部門，而非制定編碼規(guī)則的技術部門。制定物料編碼，應該聯(lián)合技術部門、物料管理部門、財務門，組成制定團隊共同完成。
三、物料編碼的原則
物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：★簡單性 ★分類展開性 ★完整性 ★單一性 ★一貫性 ★可伸縮性 ★組織性★適應計算機管理 ★充足性。
編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應用文字元號或數(shù)字上應力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機會。
物料復雜，物料編碼大分類后還要加以細分，如果采用阿拉伯數(shù)字十進制，則每段最多只能由十個細分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細分項目，然而細分項目太多，就難于查找，而細分項目太少，則分類展開太慢，分類細分項目通常以五至九個較佳。例如采用阿拉伯數(shù)字十進制，有十八個項目時，其分類展開可以利用下列方法。
在物料編碼時，所有的物料都應有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。 新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當有新物料產(chǎn)生，即應賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應請采購部門補填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。
物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進行鉆孔，緊接著進行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領料、鉆孔、入庫、領料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。
物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標準時，就應一直沿用下去，在中途不能改變用籍貫或姓氏別來分類，若要這么做必須要分段或分級進行。
物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴展或變動的情形。預留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則他日新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。
物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。
電腦的應用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。
物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應付將來物料擴展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費時誤事。
在不影響上述九項原則之下，物料編碼應選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。
四、物料編碼的技巧
物料大類可以讓我們對物料的類別有一個直接的判斷。比如我們每天都在使用移動電話，如果我們看到139號段的號碼，就知道是移動的來電。大類的劃分原則往往是：第一碼：產(chǎn)成品、半成品、原材料、輔料、低值易耗，主要供財務使用；第二碼：真正的類別，依據(jù)企業(yè)不同的情況具體制定。
按照人的記憶習慣，7-13位的編碼是比較合理的。
很多物料編碼的初衷是為了清晰明了地表述物料，如將鋼板編碼成GB，簡單易懂。但隨著物料種類的增加，以GB編碼的物料也不再僅限于“鋼板”，“鋼筆”就以GB命名。
文字代表了中華民族博大精深的文化，拼音更被譽為世界上最復雜的字符之一。如果單純通過拼音字母，如G和J，很大部分人會因為不標準的發(fā)音而難以進行區(qū)分。另外，字母L的小寫打印出來以后和數(shù)字1沒有區(qū)別，O打印出來后和數(shù)字0沒有區(qū)別等等。我們在制定編碼規(guī)則過程中，要盡量避免使用這些容易產(chǎn)生混淆的字符。
什么是可能變動的信息？舉個最簡單的例子，現(xiàn)在很多企業(yè)將員工編碼規(guī)則定為：部門號+流水碼。筆者認為這是最不合理的編碼，員工如果發(fā)生人事變動或者崗位變換，編碼就無法準確表述其所在部門。如果員工的人事和崗位變動頻繁了，編碼反而成為企業(yè)的困擾
很多企業(yè)在花費了大量的人力、物力和財力制定出一套科學的、合乎企業(yè)實際情況的物料編碼體系后，就像他們制定的其他厚厚的管理制度文件一樣，被鎖進了黑暗的文件柜中，僅僅在進行相關質(zhì)量體系認證時拿出來使用。當然，有同行過來參觀的時候，也會時常拿出來進行炫耀。
制定完善的物料編碼規(guī)則只是物料編碼工作的第一步。如何使制定的編碼規(guī)則在企業(yè)內(nèi)部真正得到推行，改善和解決技術、物管、財務等部門各自為政、多套編碼并存、多種物料稱謂混亂等企業(yè)管理問題，才是物料編碼工作中最實質(zhì)性的一步。有效推行企業(yè)的物料編碼工作有兩種途徑：
實施ERP等信息化軟件系統(tǒng)，是在系統(tǒng)中固化物料編碼，實現(xiàn)強制推行的最容易也最有效的方式。ERP系統(tǒng)會按照企業(yè)制定的物料編碼規(guī)則，自動生成編碼。ERP系統(tǒng)具備的便捷的查詢、排序等功能，也可以讓員工快速體驗統(tǒng)一編碼帶來的效益，進而積極配合編碼工作的執(zhí)行。合理的編碼規(guī)則結(jié)合ERP、PDM系統(tǒng)中的查詢、排序功能，對于企業(yè)標準化工作的推行會起到直接的積極影響。
如果企業(yè)尚不具備實施ERP、PDM等信息化系統(tǒng)的條件，要實現(xiàn)物料編碼規(guī)則的貫徹執(zhí)行，唯一的辦法就是通過制定物料控制流程，設定專人控制物料編碼。在流程的執(zhí)行過程中，嚴格遵守物料編碼唯一出口原則。
企業(yè)制定出來的物料編碼規(guī)則得不到真正有效推行，究其原因，在推行組織機構(gòu)的設定、物料編碼流程的執(zhí)行等方面一定有不到位的地方。因此設定專人負責物料，不失為有效地辦法。
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