本文提出物料規(guī)格“六大特性”的描述方法，介紹物料命名規(guī)則的設(shè)計過程，在物料編碼規(guī)則的基礎(chǔ)上，建立一套便捷、靈活的物料命名規(guī)則，應(yīng)用于多元化業(yè)務(wù)集團(tuán)管理企業(yè)，有效解決一物多碼、一碼多物、描述不規(guī)范等問題。

 

ERP系統(tǒng)的物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)相當(dāng)于人的血液，遍及全身，維持各器官組織的相互聯(lián)系，在人體生命活動中發(fā)揮重要的功能。為了唯一標(biāo)識物料代碼，企業(yè)制訂了物料編碼規(guī)則，使用編碼器進(jìn)行編碼，經(jīng)過多年應(yīng)用，很多企業(yè)依然存在一物多碼、一碼多物、描述不規(guī)范、規(guī)則不靈活等困擾。在編碼過程中，強(qiáng)調(diào)物料代碼的唯一性，忽略物料命名的唯一性，將導(dǎo)致物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不規(guī)范、不完整、不準(zhǔn)確，因此建立與物料編碼規(guī)則相配套的物料命名規(guī)則至關(guān)重要。下面以某多元化業(yè)務(wù)集團(tuán)管理企業(yè)為例，介紹如何設(shè)計一套適合企業(yè)發(fā)展的物料命名規(guī)則。

 

1、物料命名定義

物料命名是確定唯一標(biāo)識物料的物料屬性組合，并定義物料屬性的描述方法。物料屬性的組合必須是唯一的，代表一種物料，也就是說，一種物料不能有多個物料屬性組合，一個物料屬性組合不能代表多種物料。

 

 

2、設(shè)計原則

 

企業(yè)的多元化業(yè)務(wù)具有一定的相關(guān)性，隨著多元化業(yè)務(wù)的發(fā)展，重新制訂了物料編碼規(guī)則，采用“類別（2位）+流水號（6位）”，同時建立了與物料編碼規(guī)則相配套的物料命名規(guī)則，設(shè)計原則有：

 

    （1） 唯一性。從命名維度上確定物料關(guān)鍵屬性組合，確保唯一，比如：物料名稱、規(guī)格、圖號三者作為一個組合，一個組合內(nèi)容代表一種物料。

 

    （2） 相關(guān)性。基于物料編碼規(guī)則的類別，細(xì)分物料命名的類別。采用大、中、小三類細(xì)分規(guī)格描述，建立物料編碼規(guī)則與物料命名規(guī)則的關(guān)聯(lián)關(guān)系，方便用戶使用，增強(qiáng)用戶體驗。

 

    （3） 統(tǒng)一性。考慮一個組織（集團(tuán)企業(yè)）內(nèi)不同企業(yè)之間的數(shù)據(jù)交換，一個組織內(nèi)只能使用一套物料命名規(guī)則。

 

    （4） 便捷性。用戶能快速查找關(guān)注的物料屬性組合，快速識別重碼；編碼管理員可以快速審核物料屬性描述的規(guī)范性，可以快速調(diào)整物料命名規(guī)則。在物料編碼申請過程，用戶無需背熟物料命名規(guī)則，即選即用，所見所得。

 

    （5） 靈活性。物料命名規(guī)則可以根據(jù)物料類別情況靈活新增、變更分類或六大特性，不影響物料編碼規(guī)則的完整性，不破壞固有物料編碼規(guī)則。

 

3、物料命名規(guī)則的設(shè)計

計

3.1 集中歸口管理

 

設(shè)置一個PDM產(chǎn)品數(shù)據(jù)帳套，存放全部帳套的物料編碼。各分公司、子公司、事業(yè)部各設(shè)置獨(dú)立帳套，存放各自使用的物料編碼，在自己帳套上提出物料編碼申請。歸口管理部門在PDM帳套上審核編碼申請單，創(chuàng)建編碼。如果PDM帳套中已存在的物料編碼，申請人員可以直接將PDM的物料代碼復(fù)制到自己的帳套，無需編碼申請。

 

 

3.2 建立物料編碼規(guī)則配置表

 

制訂物料編碼規(guī)則，采用“類別（2位）+流水號（6位）” 方式，扁平化類別，根據(jù)企業(yè)實際業(yè)務(wù)發(fā)生的物料，進(jìn)行歸類。例如：金屬加工件類的類別代碼E0，緊固件類的類別代碼M0。

 

3.3 建立物料命名規(guī)則配置表

 

    (1) 定義物料規(guī)格屬性

 

    物料“規(guī)格”屬性是用于描述物料的關(guān)鍵特性值，比如：型號、材質(zhì)、長寬高、厚度、長度、顏色等。

 

    (2) 定義物料命名的唯一性

     定義物料名稱、物料規(guī)格和圖號三者一體構(gòu)成物料唯一的屬性組合，每個組合代表一種物料，一個物料代碼。

      (3) 分類

     按照物料關(guān)鍵特性值的相關(guān)性原則，在物料編碼規(guī)則的類別基礎(chǔ)上建立物料命名規(guī)則的細(xì)分類，通常劃分為大、中、小三類，每個小類都有與眾不同的物料關(guān)鍵特性值，即有不同的規(guī)格描述。采用大類（2位）、中類（1位）、小類（2位）對每個小類進(jìn)行編碼，保持大類的代碼與物料編碼規(guī)則的分類代碼一致。每個物料的名稱必須包含小類的名稱。

      (4) 六大特性

     每個小類的物料關(guān)鍵特性值的個數(shù)不一樣，1個至5個不等，同時考慮每個小類中不同物料的特性值可能存在差異性，因此規(guī)格屬性設(shè)定了“六大特性”描述方法，其中每個小類設(shè)有一個“其他”特性值，描述差異性的特性值。

    根據(jù)小分類規(guī)格描述的實際情況，按序按需為每個小分類設(shè)定特性值，共同且重要的特性值設(shè)置在前面，共同且次要的特性值緊跟在后面，最后的特性值設(shè)定為“其他”。“其他”特性值可以自由描述，不約束。規(guī)格各特性值之間使用“_”作為連接符合。每個小分類設(shè)定規(guī)格示例，為物料編碼的申請人員和管理人員提供參考。

 

    每個物料的規(guī)格必須按對應(yīng)小分類設(shè)定的特性值進(jìn)行描述，不能顛倒順序，除“其他”特性值外，每個特性值都必須填寫。

 

  六大特性示例1：金屬加工件類-承架類-安裝架，小分類編碼：E0201

   規(guī)格示例Q235-A_δ=2.5mm_1000×303×12mm_噴灰色

 

 

六大特性示例2：緊固件類-固定座類-護(hù)線套，小分類編碼：M0B04

規(guī)格示例OSB-10_開孔尺寸φ9.5_線孔φ6.7_NYLON66_黑色

 

3.4 物料編碼申請流程及控制

 

 

 

   (1)檢查PDM是否有可用代碼

    用戶申請物料編碼前，檢查PDM帳套是否有可用的物料代碼，如果有，點(diǎn)擊“復(fù)制”將物料代碼復(fù)制到自己的帳套上，可以直接使用，無需申請新代碼。

 

    (2)“六大特性值”

    用戶根據(jù)自己選擇的類別，系統(tǒng)自動顯示對應(yīng)的六大特性值欄位，無關(guān)的特性值不顯示，供用戶填寫。

 

    (3)檢查是否重碼

    用戶填寫了特性值后，點(diǎn)擊“查詢”，列舉物料的規(guī)格欄位中包含填寫特性值內(nèi)容的物料數(shù)據(jù)清單，方便用戶再次確認(rèn)是否重碼。

 

    (4)名稱是否合規(guī)

    用戶填寫物料名稱后，執(zhí)行下一步時，系統(tǒng)自動檢查填寫的物料名稱是否包含了小類名稱。

 

    (5)申請單內(nèi)容是否合規(guī)

    編碼員按照物料編碼規(guī)則和物料命名規(guī)則，審核用戶物料編碼申請單的內(nèi)容是否規(guī)范，再次檢查是否重碼，確保資料的完整性、規(guī)范性、準(zhǔn)確性。

 

4、物料命名規(guī)則的變更

物料命名規(guī)則的編制需要花費(fèi)很多人力和時間，難免出現(xiàn)細(xì)分類不恰當(dāng)?shù)那闆r，在規(guī)則執(zhí)行期間需要調(diào)整。有的企業(yè)歷史物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)龐大、不規(guī)范，在短期內(nèi)很難全部按規(guī)則進(jìn)行整理，需要分階段完成，在物料整理過程中，也存在物料命名規(guī)則需調(diào)整的情況。隨著企業(yè)的業(yè)務(wù)發(fā)展，現(xiàn)行的物料命名規(guī)則不一定能滿足新行業(yè)、新產(chǎn)品或新物料的分類要求，也需要隨時調(diào)整。

 

由于物料代碼是按照“大類+流水號”創(chuàng)建的，調(diào)整物料命名規(guī)則中類和小類的規(guī)則不影響物料編碼規(guī)則。

 

物料命名規(guī)則變更時，要確保所有帳套的歷史物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的描述按新規(guī)則同步變更，保持其屬性的描述與物料命名規(guī)則一致。

 

5、建立監(jiān)管與績效機(jī)制建立監(jiān)管與績效機(jī)制

 

對申請人和編碼員制訂績效考核指標(biāo)，比如：重復(fù)編碼率、不合規(guī)次數(shù)、審核時限、規(guī)則優(yōu)化條數(shù)等，定期審查申請人和編碼員的執(zhí)行情況。

 

6、結(jié)束語

 

物料命名規(guī)則是物料編碼規(guī)則的孿生兄弟，可謂為血液清道夫，清除不規(guī)范的數(shù)據(jù)，創(chuàng)建高品質(zhì)的物料基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。

 

在物料編碼規(guī)則扁平化分類的基礎(chǔ)上，定義了物料屬性組合的唯一性，對物料命名規(guī)則進(jìn)行細(xì)分類，設(shè)定物料規(guī)格的六大特性，建立物料命名規(guī)則的配置表；利用信息技術(shù)，融合規(guī)則、控制于一體，實現(xiàn)了物料命名規(guī)則即選即用、所見所得，增強(qiáng)了物料命名規(guī)則的便捷性和靈活性，解決了一物多碼、一碼多物、描述不規(guī)范問題，滿足企業(yè)多元化業(yè)務(wù)發(fā)展需要。

 

 

附錄：

物料編碼的十項基本原則

 

物料編碼是以簡短的文字、符號或數(shù)字、號碼來代表物料、品名、規(guī)格或類別及其它有關(guān)事項的一種管理工具。在物料極為單純、物料種類極少的工廠或許有沒有物料編碼都無關(guān)緊要，但在物料多到數(shù)百種或數(shù)千、數(shù)萬種以上的工廠，物料編碼就顯得格外重要了。此時，物料的領(lǐng)發(fā)、驗收，請購、跟催、盤點(diǎn)、儲存等工作極為頻緊，而借著物料編碼，使各部門提高效率，各種物料資料傳遞迅速、意見溝通更加容易。

 

物料編碼必須合乎物料編碼的原則，合理的物料編碼，必須具備下列基本原則：

 

簡單性、分類展開性、完整性、單一性、一貫性、可伸縮性、組織性、適應(yīng)電腦管理、充足性、易記性。下面將依次介紹。

 

1.簡單性

 

編碼的目的在于將物料化繁為簡，便于物料的管理，如果編碼過于繁雜，則違反了編碼之目的。因切此物料編碼在應(yīng)用文字元號或數(shù)字上應(yīng)力求簡單明了，這樣可節(jié)省閱讀、填寫、抄錄的時間與手續(xù)，并可減少其中的錯誤機(jī)會。

 

物料相當(dāng)單純時，只要將物料簡單分類為幾項即可，物料分類項目多了，就顯得很不方便。若物料相當(dāng)復(fù)雜時，就要將大分類再加以細(xì)分，這種分類展開也稱為多級分類。

 

2.分類展開性

 

物料復(fù)雜，物料編碼大分類后還要加以細(xì)分，如果采用阿拉伯?dāng)?shù)字十進(jìn)制，則每段最多只能由十個細(xì)分的項目，如果采用英文字母，則每段有26個細(xì)分項目，然而細(xì)分項目太多，就難于查找，而細(xì)分項目太少，則分類展開太慢，分類細(xì)分項目通常以五至九個較佳。

 

3.完整性

 

在物料編碼時，所有的物料都應(yīng)有物料編碼可歸，這樣物料編碼才能完整。若有些物料找不到賦予之物料編碼，則很顯然物料編碼缺乏完整性。

 

新產(chǎn)品新物料的產(chǎn)生容易破壞物料編碼的完整性。因此每當(dāng)有新物料產(chǎn)生，即應(yīng)賦予新的物料編碼，并規(guī)定新的物料沒有編碼，采購部門不得從事采購，即使沒物料編碼的新物料采購進(jìn)來了，倉庫部門或會計部門發(fā)現(xiàn)物料訂購單缺少物料編碼，即應(yīng)請采購部門補(bǔ)填物料編碼，否則不予入庫、不予付款。這樣才能確保物料編碼的完整性。

 

4.單一性

 

物料編碼的單一性是指一個物料編碼只能代表一種物料，同一種物料只能找到一個物料編碼，而絕無一個物料有數(shù)個物料編碼，或一個物料編碼有數(shù)項物料，一般地，只要物料的物理或化學(xué)性質(zhì)有變化、只要物料要在倉庫中存儲、就必須為其指定一個編碼，舉例，如某零件要經(jīng)過沖壓成型、鉆孔、噴漆三道工序才能完成。如果該物料的三道工序都在同一車間完成，不更換加工單位，即沖壓成型后立即進(jìn)行鉆孔，緊接著進(jìn)行噴漆，中間沒有入庫、出庫處理，則該物料可取一個代碼。如果該物料的三道工序不在同一個車間完成，其順序是沖壓、入庫、領(lǐng)料、鉆孔、入庫、領(lǐng)料、噴漆、入庫，則在庫存管理中為了區(qū)分該物料的三種狀態(tài)，必須取不同的物料編碼。例：3000A,3000B,3000C三個編碼分別表示三種不同加工狀態(tài)的物料。

 

5.一貫性

 

物料編碼要統(tǒng)一而有一貫性，如以年限分類為標(biāo)準(zhǔn)時，就應(yīng)一直沿用下去，在中途不能改變用別的名字來分類，若要這么做必須要分段或分級進(jìn)行。

 

6.伸縮性

 

物料編編碼要考慮到未來新產(chǎn)品發(fā)展以及產(chǎn)品規(guī)格的變更而發(fā)生物料擴(kuò)展或變動的情形。預(yù)留物料的伸縮余地，并不能僅就目前物料的現(xiàn)狀加以物料編碼的安排，否則之后新物料產(chǎn)生時，就有新物料無號可編的情況。

 

7.組織性

 

物料編碼依其編碼的系統(tǒng)，作井然有序的組織與排列，以便隨時可從物料編碼查知某項物料帳卡或數(shù)據(jù)。物料編碼的組織性，對物料管理可以省掉不必要的麻煩。

 

8.適應(yīng)電腦管理

 

電腦的應(yīng)用已經(jīng)比較普及，因此在編碼時一定要考慮錄入的方便性,如編碼盡可能短、少使用其它符號，如‘#’、‘-’、‘*’等。

 

9.充足性

 

物料編碼所采用的文字、記號或數(shù)字，必須有足夠的數(shù)量，以便所組成的個別物料編碼，足以代表所有個別物料，以及應(yīng)付將來物料擴(kuò)展時的實際需要，以免遇有特殊物料時無號可編。否則物料系統(tǒng)被破壞，費(fèi)時誤事。

 

10.易記性

 

在不影響上述九項原則之下，物料編碼應(yīng)選擇易于記憶的文字、符號或數(shù)字，或賦予暗示及聯(lián)想性。但這原則是屬于次要原則，若上述九項原則俱全而獨(dú)缺乏此項原則的物料編碼，仍不失為優(yōu)秀的物料編碼。