ERP的主要作用就是對企業(yè)信息的整合，而信息的載體和表達都要通過數據完成。對項目實施來講，基礎數據的準備工作難度最大。為了幫助企業(yè)更有效地實施ERP，下面談一下如何快速、低成本、低錯誤率地完成基礎數據準備。
ERP項目實施成功靠的是三分技術，七分管理，十二分數據?？梢姡珽RP系統(tǒng)中基礎數據整理的重要性。
參與過ERP項目實施的人都應該知道，ERP項目實施能夠成功，關鍵在于細節(jié)。有人這樣說，ERP不難，只是很繁。這里所說的繁，指的就是整理ERP基礎數據的過程。整理ERP基礎數據的確很繁瑣，這個過程并不比ERP上線輕松，但它并不難，只要堅持，就一定能夠實現(xiàn)。ERP項目實施成功靠的是三分技術，七分管理，十二分數據?？梢?，ERP系統(tǒng)中基礎數據整理的重要性。
ERP系統(tǒng)中共有三大數據源，分別為工程數據源，庫存數據源和其它各項參數的設置。其中，工程數據源和庫存數據源占據了整個ERP系統(tǒng)數據庫的90%，它們的整理難度也是最大的，整理周期也是最長的，需要花費更多的精力去處理，必須在項目實施的前期準備完成。而各項參數的設置是一個循序漸進的過程，包括項目實施成功后對系統(tǒng)的日常維護。
工程數據源主要包括建立科學的編碼體系、物料主文件（ITMB）的建立、BOM（物料清單）的搜集和整理、產品工藝路線的確定等。鑒于建立工程數據庫的工作量較大，又是一項長期的工作，必須有組織上的保證才能完成，加上工程數據的整理與錄入涉及到許多業(yè)務部門，因此，需要成立由多個部門的業(yè)務人員組成的工程數據小組。該小組一般由ERP工程的項目負責人直接領導，要求企業(yè)標準化小組、信息部的成員加入。

 數據小組主要職責是負責ERP系統(tǒng)編碼體系的建立與維護，整理、規(guī)范企業(yè)的工程數據，保證企業(yè)工程數據的規(guī)范性、準確性。建立科學的編碼體系，所涉及的部門非常多，因為一套完整的編碼體系包括物料編碼、供應商編碼、客戶編碼、庫位編碼、計劃員/采購員編碼等。其中，物料編碼的工作量是最大的，不同工序之間不同層次間的產成品都應該有自己的編碼，它包括原材料、外購件、毛坯、零件、部件、產品等，編碼體系必須在工程BOM數據整理前完成，隨后要求深入到設計部門。一方面，設計圖引用的物料應有編碼，便于通過接口程序導入ERP系統(tǒng)。另一方面，進行產品設計時可通過ERP系統(tǒng)的相關查詢工具，直接查詢并引用ERP系統(tǒng)中的物料編碼，這樣便于物料編碼的推廣應用，也可以在應用中去檢查編碼的準確性。

在物料編碼的過程中，一定要避免“重復編碼”和“一物多碼”的情況，如果有要及時糾正。隨著數字化的發(fā)展，物料編碼不要賦予它太多的含義，目前大多是采取“純數字編碼”，越簡單越好.從大類能夠分清就可以了，如“0”開頭的表示成品，“1”開頭的表示五金件，“2”開頭的表示塑膠件，“3”開頭的表示油漆類等。物料編碼一定要有可擴展性和延伸性，便于企業(yè)今后的發(fā)展。

產品的BOM結構，其實在任何制造型企業(yè)里都是存在的，就是不上ERP系統(tǒng)，研發(fā)部門也應該有一套相關產品的物料清單，只不過是沒有規(guī)范化。對BOM數據的整理關鍵是搜集現(xiàn)成的物料清單，并對它進行修改，包括格式的修改和錯誤的糾正，以及物料編碼的匹配等。對BOM進行整理時，物料描述一定要規(guī)范合理，盡量采取國際和國內的一些標準化描述，BOM表的結構層次一定要清楚明了，那些是父項，那些是子項，那些是虛擬項，那些是副產品。應該設立什么樣的工作中心，以及相關工作中心的產能設置等。一套BOM表完成后，要建立嚴格的審核機制，認真檢查和審核，保證BOM表的準確性。

BOM表錄入系統(tǒng)存在較大的工作量，一套好的ERP產品，應該具有成批直接導入BOM表的功能，這樣可以給BOM錄入系統(tǒng)帶來較大的方便。物料編碼也可以成批直接導入到系統(tǒng)中，導入到系統(tǒng)中的物料編碼不是單純的編碼，它還包括對應的物料描述、分類、計量單位、制購代碼等等，也就是形成了所謂的物料主文件（ITMB）。一般的ERP系統(tǒng)，每一條物料數據都提供了許多關于該物料的描述參數，用戶并不一定對每個參數都要設置，只需設置那些系統(tǒng)運行時必需的以及對自己進行物料管理時有用處的參數。進行物料數據設置時，有些字段的內容是必須用戶自己先定義后再從中進行選擇的。另外的一些字段的內容則可從系統(tǒng)提供的可選項里進行選擇。對于沒有可選值的字段內容，用戶在建立物料記錄時按實際值輸入即可。

 庫存數據源主要有倉庫基礎數據的準確性，倉庫類型的設置，庫位的設置，倉庫交易類型參數的設置等。其中倉庫基礎數據的整理非常重要，如果先期的倉庫管理比較規(guī)范，賬物相符率較高，那只是將這些賬物數導入到系統(tǒng)就可以了。如果賬物相符率較低，那還要花很大的力氣去整理倉庫的賬物數。首先要在流程上要規(guī)范倉庫的收發(fā)管理，包括倉庫管理十大原則，無論是借料、補料還是物料退換，必須嚴格按照流程來操作，建立一套對倉管員有效的績效考核方式，加強對倉管員日常工作的抽查。對一些數量差異較大的配件，可以采取循環(huán)盤點的方法，對其進行盤點，糾正錯誤，找出產生差異的原因。只有這樣堅持下來，倉庫的賬物才會越來越準確。特別是在ERP系統(tǒng)切換初期，盡管有些庫存數不是很準確，但我們還是要堅持用系統(tǒng)的賬物數，堅決丟掉手工帳，只保留一套帳，只有經過這樣的一個磨合期，系統(tǒng)的數據才會越來越準。

庫存管理經常用到的物料操作都是基于倉庫和庫位的，包括庫位的建立（LMMT），移庫（IMTR），發(fā)料（PICK）等，企業(yè)所有庫存業(yè)務都涉及到倉庫，主要有廠內外、租用的庫房，車間庫，倒沖庫等，都應納入系統(tǒng)的管理，明確定義。在設置倉庫時，要先定義倉庫的類型。在制造業(yè)企業(yè)，一般可以設置的倉庫類型有：原材料庫、配件倉庫、半成品庫、成品庫、廢品庫等。倉庫數據的設置，可以根據倉庫的不同類型來進行，同一種類型也可以根據不同的需求設置多個倉庫。在設置庫位前，可以先對整個倉庫進行分區(qū)，即設置庫區(qū)。

在ERP系統(tǒng)中，庫區(qū)的設置主要以物理方位進行，如東、西、南、北區(qū)；或者根據實地的劃分，按順序來分區(qū)。庫位就是指倉庫中物料存放的貨架，在庫區(qū)中按地點和功能進行劃分，來存放不同類別或處于不同狀態(tài)的物料。如物料質檢前后應該分開存放，就要設置兩個庫位來區(qū)分，一個是待檢庫，一個是合格品庫。庫位的設置，可以方便倉庫中對物料的組織，以及出入庫時對物料的管理。